Trinity CRM
Eine Ausschreibungsabteilung in einem Arbeitsbereich
Von „Wir bieten“ bis zum unterzeichneten Vertrag: Pipeline, Dokumentenanalyse, Preis- und Margenkalkulation, Prüfung von Wettbewerbern und Geschäftspartnern, Freigaben und ein Telegram-Bot.
SaaS für Ihr Unternehmen oder eine Box-Lizenz für Großkunden.
Das Problem
Eine Ausschreibung lebt an fünf Orten und gehört an keinem
- 01
E-Mail, Chat und eine Tabelle
Die Ausschreibung steckt in einer E-Mail, die Kalkulation in Excel, die Diskussion in einem Messenger. Eine Woche später weiß niemand mehr, in welcher Phase das Geschäft ist.
- 02
Vierzig Seiten Dokumente
Bieteranforderungen, Garantien, Fristen und Vertragsstrafen sind über das ganze Dokument verstreut. Eine übersehene Anforderung, und das Angebot wird abgelehnt.
- 03
Freigabe in der letzten Stunde
Der Finanzdirektor sieht den Preis eine Stunde vor der Frist. Die Marge wurde von Hand berechnet, und niemand weiß, ob sie stimmt.
So funktioniert es
Jede Ausschreibung folgt einem Weg
Klicken Sie auf die Karten: Sie wandern durch die Pipeline, und das Panel rechts zeigt, was in jeder Phase passiert.
- 1
Hinzufügen
Mit «Zum CRM hinzufügen» aus Radar oder per Link. Frist, Auftraggeber und Wert sind sofort sichtbar.
- 2
Analysieren und kalkulieren
Das System extrahiert Anforderungen, Fristen und Risiken. Der Rechner zeigt Preis und Marge.
- 3
Freigeben und einreichen
Rollenbasierte Freigaben, Prüfung von Geschäftspartnern und Wettbewerbern, Telegram-Benachrichtigungen.
Gefunden1
Analyse2
Kalkulation3
Freigabe4
Eingereicht5
Vertrag6
Serverlieferung · Phase 2/6: Analyse
12 Bieteranforderungen und 3 Risiken extrahiert: 5 % Garantie, 20 Tage Lieferzeit, Vertragsstrafe bei Lieferverzug.
Funktionen
Werkzeuge für ein Ausschreibungsteam
Pipeline von der Ausschreibung bis zum Vertrag
Phasen, Verantwortliche, Fristen und Änderungsverlauf. Jedes Geschäft hat einen Verantwortlichen, und alle sehen seinen Status. Ein verlorenes Geschäft lässt sich mit Begründung wieder öffnen, und ohne Preis kann kein Angebot eingereicht werden.
Eine Ausschreibung aus Radar mit einem Klick
«Zum CRM hinzufügen» in einer Radar-Ausschreibungskarte legt sofort ein Geschäft in «Neu» an: die Daten der Ausschreibung, das Urteil «Bieten?», die Prüfung der Unterlagen und ein Verantwortlicher. Ein erneuter Klick erzeugt nie ein Duplikat. Eine gespeicherte Suche in Radar steuert auch die «Ausschreibungstreffer» im CRM: Sie legen an einer Stelle fest, wonach gesucht wird. Aus dem CRM ist es ein Klick zu Marktanalysen (Analytics), und potenzielle Kunden aus Analytics landen in «Leads»: Ein Knopfdruck macht sie zu einem Geschäft in der Pipeline.
Wer wie viel bearbeitet hat
Der Bericht «Bearbeitete Ausschreibungen»: wie viele gefundene Ausschreibungen jeder Mitarbeiter angesehen, übernommen, abgelehnt (und warum), zurückgestellt oder verfallen lassen hat, dazu Geschäfte, Gebote und Zuschläge – für jeden Zeitraum und jede Abteilung, mit Excel-Export. Für Manager und Admins.
Nichts geht verloren
Gefundene Ausschreibungen werden nie gelöscht. Solche, die ohne Entscheidung verfallen, wandern leise ins «Archiv / abgelaufen»: Die Arbeitsliste bleibt sauber, das Archiv ist einen Filter entfernt und zählt im Bericht mit. Wird die Frist verlängert, kehrt die Ausschreibung zu «Neu» zurück.
Ist das etwas für uns
Jede neue Ausschreibung in den «Ausschreibungstreffern» erhält eine Antwort – «Ja / Ja, wenn … / Nicht für uns» – mit Begründung: ob es das ist, was Sie liefern, ob Sie es rechtzeitig schaffen, ob die Anforderungen im Weg stehen. Benachrichtigungen kommen nur für das, was einen Blick wert ist, eine pro Ausschreibung.
Ausschreibungen vor der Bekanntmachung
Auftraggeber kaufen jedes Jahr ungefähr zur selben Zeit dasselbe. «Demnächst» zeigt diese Beschaffungen einen Monat im Voraus, damit Ihre Unterlagen und Ihr Preis bereit sind, bevor die Wettbewerber anfangen.
Bieten oder nicht, auf einen Blick
Jedes Geschäft zeigt «Bieten / Vorsicht / Nicht bieten» mit Begründung, aus der Historie dieses Produkts: wie viele Bieter üblicherweise kommen, wie stark die Preise fallen, ob Ihre Unterlagen bereit sind und wie hoch Ihre Gewinnchance ist. Bei zu wenig Daten wird das offen gesagt.
Wer wird kommen
«Wahrscheinliche Bieter»: wer auf genau dieses Produkt bieten wird – bei diesem Auftraggeber, in der Region oder in der ganzen Ukraine – und wie stark er den Preis üblicherweise senkt, aus der gesammelten Prozorro-Ausschreibungshistorie. Daneben die Historie des Auftraggebers mit diesem Produkt: ob frühere Beschaffungen gescheitert sind und wer die letzte gewonnen hat.
Preis zum Gewinnen und die Marge
Der Preis, mit dem Sie voraussichtlich gewinnen, und die Gewinnchance dabei, aus ähnlichen Beschaffungen dieses Produkts; die Chance steht im Kopf des Geschäfts. Der Rechner zeigt Kosten, Aufschlag, MwSt. und Marge, bevor das Angebot rausgeht, und die Summen im Angebot und im Geschäft bleiben im Gleichschritt.
Was als Nächstes zu tun ist
Jedes Geschäft listet die nächsten Schritte: wann einzureichen ist und bis wann der Auftraggeber befragt werden kann, welche Pflichtunterlagen fehlen, welcher Preis zu bieten ist und auf welche Wettbewerber man sich vorbereiten sollte. Ein neues Geschäft errechnet all das innerhalb einer Minute selbst.
Automatische Dokumentenanalyse
Bieteranforderungen, Fristen, Garantien, Vertragsstrafen und Fallstricke auf einer Seite statt auf vierzig.
An eine Abteilung übergeben
Übergeben Sie ein Geschäft an die Buchhaltung oder eine andere Abteilung: direkt an einen Mitarbeiter oder an den Leiter, der es zuweist. Das Geschäft bleibt bei seinem Verantwortlichen, und Antwort und Dateien kommen ohne Kopien zurück. Eine Abteilung sieht das Geschäft nur, solange sie an einer Anfrage arbeitet – und kann sie mit einer Begründung ablehnen, die der Verantwortliche sofort sieht.
Unternehmensgruppen
Ukroboronprom, Naftogaz, Ukrzaliznytsia, Energoatom als ein Auftraggeber: jede Beschaffung der Werke und Filialen der Gruppe, Gewinner, Preise und Ihre Geschäfte damit.
Sanktionsprüfungen
Geschäftspartner und Parteien des Geschäfts werden gegen Listen geprüft. Das Ergebnis wird in der Geschäftskarte gespeichert.
Freigaben und Telegram-Bot
Rollenbasierte Freigaben mit Protokoll. Benachrichtigungen zu Fristen, neuen Ausschreibungen und Entscheidungen kommen in Telegram an.
Nach dem Zuschlag keine Routine
Der Vertrag wird automatisch angelegt. Leistungsnachweis und Lieferschein für tatsächliche Lieferungen, die Rechnung und ein Entwurf der Anlage sind einen Klick entfernt. In Prozorro erfasste Vertragsänderungen kommen von selbst an.
Endgültig löschen
Jede Datei im CRM wird verschlüsselt gespeichert. «Endgültig löschen» vernichtet eine Datei unwiederbringlich, und aus den Backups verschwindet sie innerhalb von 14 Tagen.
Dunkles Design und Smartphone
Das CRM ist wie der Rest von Trinity standardmäßig dunkel; der Schalter ☀/☾ aktiviert das helle Design. Auf dem Smartphone bringt «⌂ Start» Sie aus jedem Bereich zurück, «Ausschreibungstreffer» öffnet sich als Karten, und der Radar dreht sich, während sich das CRM öffnet, wie auf der Website.
Sie brauchen eine schlüsselfertige Einführung?
Wir richten das CRM nach Ihren Prozessen ein, übernehmen Ihre Daten aus dem Altsystem und schulen das Team. In unserer Cloud oder auf Ihrem Server.
Preis
Auf Anfrage
Hängt von der Zahl der Nutzer und vom Format ab: SaaS für Ihr Unternehmen oder eine Box-Lizenz für Großkunden. Wir berechnen es in der Demo.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich Radar, um das CRM zu nutzen?
Nein. Trinity CRM ist ein eigenes Produkt; fügen Sie eine Ausschreibung per Link oder von Hand hinzu. Aus Radar genügt ein Klick auf «Zum CRM hinzufügen».
Wie wird das CRM bereitgestellt?
SaaS: eine eigene Umgebung für Ihr Unternehmen, Ihre Daten sind von anderen Kunden getrennt. Großkunden können eine Box-Lizenz nehmen.
Wie schnell können wir im eigenen CRM starten?
Der Assistent «Erste Schritte» dauert wenige Minuten: Unternehmensdaten über den ЄДРПОУ-Code, Abteilungen und Kollegen aus Ihrer Organisation auf der Plattform, eine erste Ausschreibungssuche auf Grundlage Ihrer Bieterhistorie (mit der Kontrolle «wie viele in der letzten Woche») und Ihre Prozorro-Gewinne und -Verluste der letzten 12 oder 24 Monate, als abgeschlossene Geschäfte für die Analytik importiert. Jeder Schritt kann warten.
Was passiert mit den Daten, wenn das Abonnement nicht verlängert wird?
Eine Woche lang arbeitet das CRM wie gewohnt, mit Erinnerungen. Danach 30 Tage Lesezugriff und Export, und weitere 30 Tage mit gesperrter Anmeldung, aber erhaltenen Daten. Eine Zahlung in jeder Phase bringt es innerhalb einer Minute zurück. 7 Tage vor der Löschung senden wir eine Mitteilung und einen letzten Export: Excel- und CSV-Tabellen, alle Dokumente entschlüsselt, Datensatzhistorien. Einen Export können Sie jederzeit in Ihrem Konto bestellen.
Was genau analysiert das System?
Die Ausschreibungsunterlagen: Bieteranforderungen, Eignungskriterien, Fristen, Garantien und Vertragsstrafen. Das Ergebnis ist ein strukturierter Auszug, den Ihr Team prüft und ergänzt.
Wie funktionieren Freigaben?
Rollen und Reihenfolge werden für Ihr Unternehmen festgelegt. Jede Entscheidung wird protokolliert, und die Verantwortlichen erhalten eine Telegram-Benachrichtigung.
Was kostet es?
Auf Anfrage, da es von der Zahl der Nutzer und vom Bereitstellungsformat abhängt. Ein genaues Angebot geben wir in der Demo.
Wir zeigen es an Ihrer Ausschreibung
Bringen Sie eine echte Ausschreibung mit, und wir führen sie in einer 30-minütigen Demo vom Import bis zur Freigabe.